倉儲管理筆記:庫存差錯、毀損賠償、自用管理、組織架構……

倉儲管理筆記:庫存差錯、毀損賠償、自用管理、組織架構……

很多人只是想深入了解倉庫從無序到有序,從源頭開始應該如何管理、如何優化,需要解決什麼問題,各個環節的注意事項是什麼。不需要多麼全面,理論多麼高深,只求實用,最好是拿過來就能用,並且馬上見效。

倉儲管理筆記:卸車、訂貨規範、安全制度……

庫存差錯

倉庫進行分區管理後,庫存差錯率得到了一定程度的控制,但是每月的盈虧值還是比較大,動不動就幾萬塊。一個庫存幾千萬的倉庫,這麼大的差錯率實在是說不過去。與其等別人來投訴,倒不如自己動手先把它做好,尋找對策。

總體上說,庫存差錯的控制主要有三個方面:

一是嚴把入口,保證入庫準確。

二是控制出口,保證倉庫發出的貨是準確無誤的,同時堵塞其他非正常發貨途徑。

三是倉庫內部要通過加強人員管理,用制度保證貨物不滅失,賬實相符。

 

倉庫庫存差錯魚骨圖

魚骨圖是日本石川馨先生髮明的,用於發現問題“根本原因”的一種方法,也稱為因果圖。特點是簡捷實用,深入直觀。

一、嚴把入口

因為倉庫每天都會收到門店發回的積壓退貨或理賠品,清點由倉庫負責,但入庫由其他部門在ERP裡操作。經常出現商品入庫了,收到的退貨還沒有上架的情況,這樣庫存就會出現差異。所以,要求各庫管崗位對於收到的積壓退貨,承諾清點時間,規定1-5件(箱)5個工作日內必須處理、上架完畢;6件以上10個工作日內處理完畢。

另外,對於新品到貨,要求商品清點入庫後,必鬚根據實際點貨清單(即供應商發貨清單,已經對照實物進行了確認),與ERP中打印出的入庫單進行核對,確認入庫商品型號、數量準確無誤。

二、控制出口

一是要求裝箱崗位,在裝箱复核時務必仔細,認真審核,若因粗心導致貨錯發到門店,會按次數扣減考核工資。

二是規定倉庫全體員工嚴禁無單發貨。平時有些門店因為訂貨晚,總公司處理訂單的人員下班了,或斷電、斷網等特殊情況,訂單無法提交,而客戶要的又急,會走後門聯繫倉庫先發貨、後補訂單。時間長了,往往出現忘記補單的情況。也沒有完全禁止無單發貨,畢竟還有異常嘛。規定:若無單發貨,必須由倉儲主管打借條個人擔保。

三是倉庫有時會出現庫存記錄裡有,客戶也已經下訂單,但貨找不到的情況。因為貨發不出去,只好給門店退,稱為自主退貨。自主退貨一出現,預示著庫存數據肯定是不准確的。對這種情況,專門由訂單處理人員記錄,自主退貨次數也計入庫管員考核。

四是偶爾會出現貨物已經發出,在ERP中忘記出庫的現象,一般屬於訂單處理員責任。規定當日處理完的訂單,必須當日在ERP中出庫,否則處罰訂單處理人員。

三、存貨管理

一是重申除該區域庫管員外,其他人一律不允許到該區域揀貨,明確責任。

二是明確了商品盤點要求。由各個區域自行製定盤點計劃,確保所有商品每月至少盤點一輪(即滾動盤點),由分管庫存控制的倉儲主管跟踪進度、抽查結果。

四、規章制度

一是規定各區域發現庫存差異,要在24小時內把盈虧處理完畢,允許事後再去查找原因,但必須保證時刻庫存數據準確。

二是對於明知庫存有誤,但隱瞞不報的員工,一經發現嚴肅處理。

經過各方面的不懈努力,倉庫庫存差錯居高不下的問題,終於出現了好轉,從原來的一個月盈虧總額兩萬元左在,下降到了兩千元以內。

毀損賠償

倉庫的工作相對比較單調,員工作業過程中有時候會因急燥失去耐心,或粗心大意造成貨物損壞。例如,蓄電池從移動的叉車上掉下來;叉車轉彎時碾壓到別的貨箱;因為節省空間把油品堆的太高,下層壓壞等等,不一而足。這些商品因為沒有辦法銷售,只能報廢。

最近,採購部門認為倉庫貨損率比較高,責令盡快解決。關於這個問題,倉庫原來沒有相關的規定,認為只要是員工沒有故意損壞商品,就听之任之了。但既然有投訴,那就得解決。

把商品毀損分為到貨毀損、在庫毀損、發貨毀損 3種情況 ,並分別制定了相應的管理制度。

三種毀損

一、到貨毀損。商品到貨時收貨人發現商品損壞,按照收貨流程在簽收時註明,並根據採購價格及時向貨運公司提出索賠。若因工作失誤已收取破損商品的,收貨人自行向貨運公司爭取賠償;不能賠付時,收貨人處以50-200元的罰款。

二、在庫毀損。在庫商品保管不善(如堆放超高翻倒、搬運跌落、叉車碾壓等),而非因不可抗力、自然因素或貨物(包裝)本身性質發生的人為非故意貨物損壞、污染的,按損壞商品價值進行賠償,規則如下:

1、損壞商品成本價600元以下(含)時,責任人按金額的50%進行賠償,並予通報批評;高於600元時,報請公司總裁確定賠償金額,並予通報批評。

2、若商品毀損為工作人員故意行為,一經查實,處以商品成本價2倍罰款,並記過1次;情節嚴重的,報請公司總裁對責任人進行處理。

三、發貨毀損。配送人員在發貨過程中,因個人工作失誤所造成的商品毀損(含丟失),成本價600元以下(含)時個人按50%進行賠償,高於600元時報請公司總裁確定賠償金額。

但是,若貨物毀損是由於其性質、包裝不符合約定或超過有效儲存期造成的變質、損壞,相應管理人員不承擔賠償責任,但有義務提醒倉庫負責人對此類商品及時處理。

對於員工確係因不慎導致的商品毀損,提出了一些輔助措施。如商品只是外包裝破了,就找門店打個折請他們幫著銷售,從總體上減少公司的損失,員工的賠償金額也會相應減少。

自用管理

倉庫有些員工家裡比較富裕,有房有車。由於公司本身就經營汽車配件,如果私家車需要,員工也都會從倉庫裡要貨,通過商品自用的方式出庫、付款。

但是,倉庫的自用商品出庫價是按照成本價(純採購價)。公司規章制度中規定:員工私家車所用商品要按批發價結算,因為商品實際價格除採購價外,還要加上運費、倉儲管理費等其它費用。要求私家車用配件,不能按自用方式出庫。根據公司要求,提出了倉庫自用產品登記要求。

自用商品,僅限於倉庫車輛及叉車所用商品。倉庫同事用件,先要請銷售部門出訂單後再拿貨。

倉庫自用物品領取前,填製《自用商品申請表》,內容包括:零件號、商品品牌、數量、車牌號等。申請後,通報分管庫存控制的倉儲主管同意並簽字後,才可以取貨。然後訂單處理員根據簽署的單據,在ERP中進行出庫操作。

每月月底前,訂單處理員導出當月自用商品明細,核算出總費用,填製費用報銷單,向公司財務部門報銷費用。

這樣管理後,大家也都很自覺,私家車用件不再通過自用出庫方式了。

但是,某天有內線反饋,個別員工以商品報廢的名義,偷偷拿走倉庫商品自用。這可是個大問題,需要嚴肅處理。一方面蒐集證據,對相應員工進行處罰。另一方面,覺得需要規範倉庫的報廢流程,以便徹底杜絕這種情況。這個好寫,放P的功夫就弄完了。

1、為保證門店和客戶所採購商品及時發貨,隨時處理倉庫不良品,制定本規定。

2、本規定所述商品指因外觀或質量出現缺陷而不能正常發貨的商品。

3、本規定適用於倉庫處理不良品,如損壞的蓄電池、燈泡,過期的護理品,生鏽的剎車片、剎車盤等。

4、報廢商品按以下流程處理。

商品報廢處理流程

5、提交商品報廢申請時,務必拍照作為附件。

6、報廢商品處置時,必須經過負責庫存控制的主管現場確認。

7、商品的人為損壞,根據《倉庫商品毀損賠償管理規定》處理。

8、若發現故意損壞商品,報廢後挪作已用的,處以商品價格3倍的罰款,並警告一次。情節嚴重的,報公司總裁處理。

9、對於報廢的潤滑油,若只是包裝破損不影響使用時不得拋棄,用於倉庫自有車輛。

倡導節儉

倉庫員工有浪費現象。如中午休息時工作區不關燈,水管關不緊滴水等等。

節儉必須作為倉庫的一項基本行為規範,為此發出了全員節約的倡議,全文如下:

公司資源有限,點點滴滴都與費用掛鉤,建立節約型公司,不僅是我們員工應有的責任,更是公司持續發展的需要。作為公司的一員,我們有義務節約公司的每一項資源,養成勤儉的習慣,倡導節約風尚。

1、節約用水。在用完水後或見到滴水的水龍頭,及時擰緊,發現損壞的及時報修。

2、節約用電。中午休息時關閉工作區電燈、電熱器。生活區最後一人離開時,關掉空調、燈、電視機電源。

3、節約耗材。合理控製手套、圓珠筆、方便袋、膠帶等耗材使用,減少辦公費用。若無特殊需要,圓珠筆按月發放,每人每月定量3枝;手套(冬季)每人每月定量4副。其他物品如毛巾等須先審批,後領用。

4、節約用紙。需要打印的文件事先仔細檢查,無錯時再打印。打印時先行預覽,通過調整行間距、頁邊距等合理減少頁碼數量。

5、節約話費。減少公用電話費開支,不用辦公電話閒聊、辦私事。公司內部聯繫時,使用內線電話。

6、節約糧食。用餐時按需取用,不得浪費。

7、愛惜使用公司車輛、叉車、地牛等器械,出現故障及時報修。

8、倉庫內自用配件,優先使用包裝破損商品。

希望大家從小事做起,從身邊事做起,以實際行動厲行節約,堅持杜絕浪費行為。

組織架構

開始分區管理後,倉庫各崗位的職責有了不少變化。組織架構需要重新進行調整。跟人事部門要來了倉庫的工作職責,仔細研讀。

1、倉儲管理

(1)管理商品驗收入庫、倉儲保管、發貨配送等作業,確保物資交付能夠滿足客戶需求。

(2)制定盤點計劃並執行,保障商品庫存數量的準確性。

(3)商品及作業工具設備的財產安全、存儲安全管理。

(4)倉儲規劃、倉庫設計、貨位管理、條碼管理等。

(5)門店(客戶)退貨驗收及入庫。

2、物流配送

(1)到貨運公司提取到貨、發貨等作業。

(2)協調貨運公司上門取貨,與貨運公司進行貨物交接、解決差異。

(3)綜合協調倉庫發貨進度,向門店及時反饋發貨信息。

3、理賠管理

(1)門店報廢產品接收、驗收入庫及登記。

(2)門店理賠產品的保管、返還、退回作業。

3)部分產品的初步理賠鑑定。

4、其他工作

(1)制定並完善本部門各項工作流程及管理規定。

(2)倉庫行政後勤事務、員工食宿、員工考勤、庫容庫貌維護等。

(3)物流車輛管理。

(4)公司領導交辦的其他臨時性工作。

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